Como você toma uma decisão? Quanto tempo você leva para avaliar cada opção para poder fazer a melhor escolha?
Você sofre de paralisia por análise – onde você analisa demais a um ponto em que não consegue tomar uma decisão?
Todos os profissionais tomam decisões todos os dias. Executivos de finanças, contabilidade, marketing, vendas, gestão regularmente tomam decisões de negócios com pouca ou muita informação. Na maioria dos casos, há muita informação. O desafio é filtrar os dados relevantes e significativos relacionados a uma decisão que afeta uma unidade de negócios ou o desempenho geral da empresa.
Tomar decisões sobre informações com muitos parâmetros e opções adiciona complexidade e é difícil. Uma razão para a dificuldade é que toda decisão requer análise com quantidade cada vez maior de parâmetros. Aqui podemos citar o ditado de encontrar uma agulha no palheiro. Nesse caso, a agulha seria os pontos de dados relevantes, enquanto o palheiro é a enorme quantidade de informações coletadas.
De acordo com a Digital Well Being, com base nos números de 2013:
- 90% de todos os dados do mundo foram gerados nos últimos dois anos.
- 28% dos funcionários de escritório gastam tempo com e-mails.
- “Entre o nascer da civilização até 2003, cerca de 5 exabytes de informação foram criados. Agora, esta quantidade de informação é criada a cada 2 dias ”(Eric Schmidt – ex-CEO do Google).
- O usuário típico da Internet é exposto a 1.707 banners por mês.
Em seu livro O Paradoxo da Escolha: Por Que Mais é Menos, Barry Schwartz argumenta que mais escolhas nos deixam mais infelizes. Em uma série de estudos, Schwartz explica que à medida que as opções aumentam, vários fatores levam a escolhas piores. Também achamos que o processo de escolha com menos informações não é agradável.
Schwartz diz que “a autonomia e a liberdade de escolha são fundamentais para o nosso bem-estar, e a escolha é fundamental para a liberdade e a autonomia. No entanto, embora os americanos modernos tenham mais escolha do que qualquer grupo de pessoas jamais teve antes e, presumivelmente, mais liberdade e autonomia, não parece que estamos nos beneficiando psicologicamente ”.
Uma solução para gerenciar grandes quantidades de informações para obter uma tomada de decisão eficaz é alavancar aplicativos inteligentes e poder de computação, que aumentaram exponencialmente nas últimas décadas. O Microsoft Excel é um poderoso aplicativo de planilha usado por milhões de profissionais. A maioria não tem consciência de sua capacidade de analisar, processar e interpretar grandes quantidades de dados para uma melhor tomada de decisão. Para o Excel ser útil, as organizações devem exibir os dados como um dos seus ativos mais importantes.
Com base nessas informações, temos quatro dicas para usar planilhas do Excel e tomar boas decisões:
- Identifique quais dados são acionáveis e significativos
Por exemplo, se uma organização possui um call center, os dados das horas com mais chamados ou dos agentes mais produtivos são significativos e acionáveis. Se você tiver uma loja on-line, alguns números importantes podem incluir períodos de pico de vendas, itens mais vendidos e itens com as maiores margens de lucro. Encontrar as medidas mais importantes para cada unidade de negócios, departamento e empresa como um todo é o objetivo de dados acionáveis e significativos.
- Descubra onde são os dados
Todos querem que seus software de armazenamento ou gestão possam exportar os dados como planilhas do Excel. Esses dados mudam diariamente. Antes de poder exportar dados para o Excel, é importante entender o que você deseja medir e onde os dados estão. Por exemplo, os dados podem ser exportados de um sistema contábil. Outros dados virão de um sistema de CRM (Customer Relationship Management). O Excel pode importar, consolidar e analisar a partir de várias fontes e sistemas.
- Aprenda técnicas poderosas no Excel
Diversas páginas/canais no Youtube (como o nosso) fornecem aos usuários do Excel, em qualquer nível de proficiência, dicas e truques que facilitem a produção rápida e eficiente de dados significativos. Três técnicas para começar no Excel são:
- Tabelas de Dados do Excel – Uma tabela do Excel consiste em uma série de linhas e colunas com dados relacionados que podem ser gerenciados independentemente. A maioria dos trabalhos no Excel acontece dentro de uma tabela. Uma tabela permite que os usuários criem facilmente fórmulas para fazer cálculos relacionados a uma ou mais linhas e colunas. Alguns exemplos de fórmulas incluem a soma de uma coluna, média, um valor máximo ou mínimo.
- Dominar o PROCV ou ÍNDICE+CORRESP – Estas funções procuram valores em uma coluna de uma lista ou tabela de planilha. Elas permitem que você extraia dados de outros locais na planilha do Excel. Um exemplo simples é uma planilha contendo milhares de números de peça, cada um com uma descrição e um preço. Estas funções permitem que o usuário insira um número de peça e obtenha imediatamente a descrição e o preço.
- Aprenda Tabelas Dinâmicas (IMPORTANTÍSSIMO!!!) – A tabela dinâmica É um recurso útil e poderoso. Ela é usada para resumir, analisar, explorar e apresentar seus dados.
4. Torne-se usuário avançado
Conectar o Excel ao banco de dados da sua empresa fornecerá uma maneira rápida e eficiente de criar dashboards e relatórios ativos. A qualidade dos dados e a velocidade para criar uma inteligência comercial significativa serão bastante aprimorados, mas serão necessárias algumas habilidades mais avançadas.
Resumo: Comece pequeno com pequenas vitórias, porém foque no que precisa
A maneira mais fácil de começar com o Microsoft Excel é focar. Escolha uma questão importante que cause impacto para sua empresa, descubra todas as fontes de onde pode obter dados e estude. Uma sugestão é trabalhar com tabelas dinâmicas para conseguir utilizar diversas formas de ver os dados e entender o que pode ser utilizado para criar seus relatórios e indicadores.
O ponto importante é refinar e melhorar continuamente um modo claro e conciso de apresentar os dados.
Nos vemos no próximo Post, grande abraço!
Silas Galvino